1+10 ویژگی نرم افزار حسابداری خوب
در گذشته عملیات نگهداری حساب‌ها و دفاتر و اسناد مالی شرکت‌ها و کسب و کارها به صورت دستی انجام میشد. این کار علاوه بر صرف وقت بسیار عاری از اشتباهات نیز نبود. امروزه استفاده از نرم افزار حسابداری و اتوماتیک شدن بسیاری از ثبت‌های مالی علاوه بر صرفه‌جویی در وقت تا حد بسیار زیادی از بروز اشتباهات در حساب و کتاب مالی جلوگیری می‌کند. بسته به اینکه حجم کار یک شرکت چقدر باشد، باید نرم افزار حسابداری متناسب با آن خریداری شود. همچنین با توجه به نوع کار یک شرکت که میتواند تولیدی، تجاری و یا خدماتی باشد، نوع خاصی از نرم افزار مالی و یا حتی اداری قابل استفاده می‌باشد. حتی نرم افزارهایی هم وجود دارند که کاربر را بدون اینکه اطلاعاتی در زمینه کاری آن نرم‌افزار داشته باشد برای انجام آن کار کمک می کنند. یعنی مثلا فردی که سررشته‌ای از علم حسابداری ندارد به راحتی با استفاده از یک نرم افزار حسابداری مناسب میتواند به کار حسابداری بپردازد.
اما یک نرم افزار حسابداری مناسب دارای چه امکاناتی می‌باشد؟ مسلما هر کس برای خود ایده‌هایی برای انتخاب یک نرم افزار مالی خوب در ذهن دارد. مثلا امکانات و تنوع زیرسیستم‌های موجود در آن، راحتی کار، قیمت مناسب، خدمات پس از فروش و غیره از جمله این ایده‌ها می‌باشند. در این مقاله چند نکته برای انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب را با هم بررسی می‌کنیم.
- هر نرم افزار حسابداری دارای یک سری امکانات و همچنین زیرسیستم‌ها می‌باشد. از جمله این زیرسیستم‌ها می‌توان به نرم افزار حسابداری مالی، انبارداری، خرید و فروش، چک و بانک و خزانه‌داری، حقوق و دستمزد، مدیریت ارتباط با مشتری، دبیرخانه و اتوماسیون اداری و … اشاره نمود. لازم است که بدانید برای کار خود نیاز به کدام یک از این زیر سیستم‌ها دارید و همچنین امکانات هر کدام چه باشد. مثلا حسابداری مالی برای ثبت سند حسابداری و گزارش تراز مالی و دفترنویسی مالیاتی، نرم افزار انبار و خرید و فروش جهت ثبت رسید و حواله ورود و خروج کالا از انبار و محاسبه قیمت تمام شده و ثبت فاکتور خرید و فروش، نرم افزار حقوق و دستمزد جهت ثبت کارکرد پرسنل و قرارداد و مشخصات ایشان و صدور فیش حقوقی و نرم افزار خزانه داری برای ثبت چک ها و ورود و خروج پول به صندوق مورد استفاده قرار می‌گیرد. پس شناخت کامل از نیازهای خود و کارکرد هر نرم افزار برای انتخاب نرم افزار مناسب بسیار مهم است.
- با توجه به زیرسیستم‌ها و امکاناتی که در بالا گفته شد، برای هر صنف و هر نوع کسب و کاری میتواند نرم افزار خاصی طراحی شده باشد. مثلا برای صنف صرافی‌ها نرم افزار صرافی خاص، و یا برای پخش‌های مواد غذایی یا آرایشی و بهداشتی نرم افزار پخش مویرگی. پس اگر شما هم جزء صنف خاص و حوزه کاری منحصر به فردی می‌باشید حتما می‌بایست نرم افزار تخصصی کار خود را شناسایی و آن را تهیه نمایید.
- برای خرید نرم‌افزار با دیگران مشورت کنید. از همکارانتان بپرسید که از چه نرم‌افزاری استفاده می‌کنند و آیا از آن راضی هستند یا خیر. همچنین می‌توانید لیستی از مشتریان یک شرکت نرم‌افزاری به دست آورده و با تنی چند از آنها تماس گرفته و نظرشان را در مورد نرم‌افزار آن شرکت بپرسید. سعی در یافتن یک نرم افزار حسابداری کاملا بی عیب و نقص کوششی بیهوده است. در عوض سعی کنید نرم افزاری انتخاب کنید که هماهنگی بیشتری با کسب و کار شما داشته باشد.
- حتما در هنگام تهیه نرم افزار مالی با همکاران بخش حسابداری و فروش خود صحبت کرده و توقعات آنها را درباره نرم‌افزار درخواستی بدانید. مطمئن باشید اگر بهترین نرم‌افزار موجود در بازار را هم انتخاب کنید، چنانچه با سلیقه و تفکر حسابدار و فروشنده‌های شما همخوانی نداشته باشد، نمی‌تواند نتیجه و برآیند مورد انتظار شما را داشته باشد.
- بررسی کنید که نرم‌افزار قابلیت به روزرسانی و افزودن امکانات جدید و اصطلاحا کاستومایز شدن را داشته باشد. با توجه به پیشرفت کسب و کارها و همچنین اضافه شدن قوانین مالیاتی و بیمه‌ای جدید در طول زمان، یک نرم‌افزار مالی مناسب باید بتواند امکانات جدیدی برای پیاده‌سازی این روش‌ها و قوانین به خود اضافه کند.
- نرم‌افزار بتواند ورودی و خروجی فایلهای مختلف و پردازش آنها را به خوبی انجام دهد. مثلا شما بتوانید اطلاعات خود را از طریق فایل اکسل یا اکسس وارد برنامه کرده و یا از آن خروجی بگیرید و یا حتی فایلهای بانکی خود را به نرم‌افزار داده و حساب‌های خود را به راحتی مدیریت کنید.
- نوع نرم‌افزار از نظر بستر نصب و کارکرد بسیار مهم است. چنانچه قصد استفاده از نرم‌افزار به صورت لوکال و فقط در دفتر کار خود دارید، یک نرم‌افزار دسکتاپ که روی کامپیوتر شما نصب شده و اطلاعات آن نیز روی همان کامپیوتر یا سرور داخل شرکتتان ذخیره می‌شود گزینه مناسبی خواهد بود. اما چنانچه بخواهید از مکان‌های مختلف به اطلاعات خود دسترسی داشته و از آنها گزارشگیری نمایید، باید از نرم‌افزار تحت وب استفاده کنید. نرم‌افزاری که یا اطلاعاتش در سرور هاست اینترنت ذخیره می‌شود و یا از طریق آی‌پی میتواند نرم‌افزار نصب شده روی کامپیوتر شما را به دیتابیس موجود بر روی کامپیوتر دیگری در مکان دیگر وصل کند.
- مسلما کلیه کارمندان شما به یک میزان نباید اجازه دسترسی به اطلاعات وارد شده به سیستم شما را داشته باشند. کارمند جزء واحد حسابداری نباید به اندازه مدیر مالی خود به اسناد ثبت شده و گزارشات مالی دسترسی داشته باشد. همینطور یک فروشنده ساده به اندازه مدیر فروش خود. لذا به دنبال نرم‌افزاری باشید که بتواند دسترسی کاربران مختلف را به فرم‌ها و امکانات نرم افزار محدود کند.
- چنانچه نرم‌افزار مورد نظر شما امکان ارائه نسخه آزمایشی دارد حتما یک نسخه از آن را پیش از هر کاری دریافت و با آن کار کنید تا از سادگی کار و امکانات زیاد آن مطمئن شوید. البته کار با هر نرم‌افزار نیاز به آموزش و یادگیری آن دارد. نمیتوانید توقع داشته باشید که یک شرکت نرم‌افزارش را رایگان روی کامپیوتر شما نصب کرده و آن را آموزش بدهد تا شما تصمیم بگیرید که آیا به کار شما می‌خورد یا نه. می‌توانید از فایلهای راهنمای نرم‌افزار برای فهم چگونگی کار با آن استفاده کنید.
- شاید به جرات بتوان گفت مهم‌ترین قسمت انتخاب هر نرم‌افزاری پشتیبانی و خدمات پس از فروش آن می‌باشد. علی‌الخصوص در مورد نرم‌افزارهای مالی که نگهداری از اطلاعات آن برای شرکت امری حیاتی به شمار می‌آید. قبلا هم در همین مقاله گفتیم که بهتر است از مشتریان شرکت نرم افزاری که قصد دارید از آن خرید کنید درمورد نرم‌افزار و امکانات و خدمات پس از فروش آن تحقیق کنید. معمولا هر نرم‌فزار روی قرارداد خرید خود یک دوره پشتیبانی رایگان نیز ارائه می‌کند که در آن دوره با نحوه و کیفیت خدمات پس از فروش آن شرکت آشنا خواهید شد. بعد از اتمام این مدت، تمدید پشتیبانی نیاز به پرداخت هزینه از سوی شما می‌باشد. این هزینه توسط سازمان نظام صنفی رایانه‌ای تعیین می گردد و شرکت نرم‌افزاری نمی‌تواند رقمی بیشتر از آن پرداخت کند. بهتر است هزینه اعلام شده را پرداخت و نرم‌افزار خود را بیمه نمایید، زیرا امکان رخداد هر واقعه‌ای برای نرم افزار وجود دارد و شما بی شک به خدمات شرکت فروشنده‌تان نیاز خواهید داشت. پس چه بهتر که اسم شما در لیست مشتریان تحت قرارداد آن شرکت باشد تا این شرکت بابت ارائه خدمات به شما تعهد داشته باشد.
- در نهایت بهتر است برای خرید نرم افزار حسابداری مناسب تحقیقات گسترده‌ای به عمل آورید. با شرکتهای تولید کننده نرم‌افزار تماس گرفته و با آنها قرار دموی حضوری بگذارید. در جلسه دمو خواسته‌های خود را مطرح کرده و از نمایش‌دهنده برنامه بخواهید آنها را در برنامه به شما نشان دهند. هنگام عقد قرارداد هم لیستی از امکانات نرم‌افزار را پیوست قرارداد کرده و با دقت مطالعه کنید تا چیزی از قلم نیفتد. ضمنا با کارمندان شرکت نرم‌افزاری در هنگام آموزش و کار با نرم‌افزار همکاری لازم را به عمل آورید تا بتوانید بهترین بازخورد را از برنامه خریداری شده داشته باشید.
